Обращение.

В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его «Джим», то и начать письмо ему вы должны, написав: «Дорогой Джим». Коль скоро он остается для вас «мистером Вэллейсом», то и в послании к нему следует обратиться: «Дорогой мистер Вэллейс».

Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: «Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть». Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова «Дорогая Шерил» укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое словами «Дорогая миссис Питере», даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.

Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует если это возможно позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: «Уважаемый господин (либо госпожа),» или же обратиться к человеку, указав его должность: «Уважаемый господин издатель».

Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: «Уважаемый господин начальник отдела жалоб». В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:

Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017

В ответ на заказ N 6345, каталог 55

30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня… и т. д.

Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не известно.

В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запятой, которой принято отделять обращение от текста самого послания в личном письме.

Концовка делового письма.

Завершать деловое письмо следует словами: «Искренне Ваш» или: «Преданный Вам», а также «С уважением» или: «С наилучшими пожеланиями», что тоже вполне корректно. Словами «С уважением» может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словом «Ваш» перед подписью.

Подпись под деловым письмом.

Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: «Дорогой Джим», подписаться вам следует: «Элис». Когда же вы обращаетесь к нему: «Дорогой мистер Вэллейс», подпишитесь полным именем: «Элис Симмонс». Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: «Мисс Симмонс» или «Миссис Адаме». В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:

Искренне ваша, Элис Симмонс

КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС